Es gibt sie wie Sand am Meer. Tipps und Tricks wie man am besten seine Zeit einteilt und am effizientesten arbeitet. Ich will euch hier auch gar keine neuen Sachen erzählen, sondern euch zeigen was ich verwende.
Produktivität ist einmal vorhanden, dann wird wieder einmal procrastinated was das Zeug hält. Es ist menschlich. So bekomme ich letzteres in Griff.
Projekte anstelle von Tasks
Ich habe es mir angewöhnt, dass ich meine Zeit nicht mehr in Tasks einteile, sondern in Projekte. Pat Flynn hat gerade vor kurzem auch darüber berichtet, darum möchte ich das hier auch noch einmal aufgreifen.
Jeder hat mindestens drei Task-Listen die er *heute*, morgen oder übermorgen abarbeiten möchte. Task-Listen sind toll, aber leider bürgt man sich jeden Tag zu viel auf den Hals und endet den Tag mit 3, 4 oder gar mehr nicht-erledigten Tasks. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch demotivierend und man hat das Gefühl an diesem Tag wenig erreicht zu haben. Und was ist, wenn unplanmäßig im Arbeitstag etwas dazwischen kommt?
Daher erstelle ich Projekte und für diese Projekte definiere ich die einzelnen Schritte die nötig sind um das Projekt abzuschließen. Klingt logisch soweit.
Dazu beginne ich mit dem Endresultat. Was ist der letzte Task um das Projekt abschließen zu können? Ich nehme hier als Beispiel ein Affiliate-Projekt. Der letzte Task soll sein: Launch der Webseite. Klarer, eindeutiger und einfacher Task.
Von hier an Reverse-Engineer ich die dazu notwendigen Arbeitsschritte um zu diesen Ziel zu gelangen. Plakativ wären einzelne Arbeitsschritte bspw.:
- Keyword recherche
- Konkurrenzanalyse (Wer, Was)
- Sitemap erstellen
- Navigation festlegen
- Partnerprogramme recherchieren
- Partnerprogramme anmelden
- Design recherchieren (evato,..)
- Design kaufen
- Hosting Setup (falls noch nicht vorhanden, kaufen)
- WordPress Setup
- WordPress Plug-Ins installieren (welche?)
- usw.
Sollte ein Task umfassender sein, erstelle ich ein Subprojekt welches die jeweilig nötigen Tasks beinhaltet.
Zeit für die Projekte einteilen
Wie bereits oben erwähnt, vergebe ich Zeit für Projekte anstelle für Tasks. Jeden Sonntag nehme ich ein Blatt A5 Papier und falte es in der Mitte der Längsseite und dann noch einmal in der Breitseite. Somit ergeben sich 4 “Felder” vorne und nochmal 4 auf der Rückseite.
Auf diesen Feldern trage ich pro Feld den Wochentag Montag bis Sonntag ein.
Top 3 der Woche
Im 8. Feld trage ich die Top 3 der Woche ein, die für mich am wichtigsten sind, nach Priorität. Welche 3 Projekte / Tasks möchte ich in dieser Woche unbedingt erledigt haben um es eine gelungene Woche zu nennen.
Beispiel:
- Abschluß Affiliateauszahlung
- Projektplanung Affiliateseite X abgeschlossen
- Angebot Kunde X erstellt & ausgesendet
Top 3 des Tages
Ähnlich wie bei den Wochenzielen erstelle ich Tagesziele, die für den jeweiligen Tag eingetragen werden.
Zusätzlich trage ich nun die Projekte für den Tag ein und vergebe die dafür geplante Zeit.
Dort steht dann nur das Projekt und die Zeit die ich damit verbringen werde an diesem Tag.
- Projekt Tracking Setup 2h
- Link Building Projekt X 1h
- etc.
Beginn der Arbeit
Wenn ich den Arbeitstag beginne nehme ich mein A5-Blatt und öffne die Taskliste für das Projekt mit Priorität 1 in Things (dazu mehr später).
Jetzt arbeite ich die Taskliste ab für das Projekt, sie sind ja bereits sortiert nach Wichtigkeit. Task 1, Task 2, Task 3.. etc. Wenn die Zeit für das Projekt ausgeschöpft ist, gehe ich weiter zu Projekt 2.
Auch wenn ich gerade richtig im Projekt und den Tasks drinnen stecke höre ich auf. Mach 15 Minuten Pause und weiter gehts mit dem zweiten Projekt. Die restlichen Tasks sind ja weiterhin vorhanden und werden ggfls. am nächsten Tag weiter abgearbeitet. Dadurch hat man eine schöne Abwechslung der Projekte und freut sich schon auf den nächsten Tag um an den offenen Tasks weiter zu arbeiten.
Tipp: Nicht deinen ganzen Tag mit den Projekten einplanen, damit du etwas “Luft” hast wenn etwas anderweitig wichtiges dazwischen kommt, deine Top 3 solltest du aber auf alle Fälle erledigen!
Tools die ich dafür verwende
- A5 Blatt Papier und Stift
Ganz einfach und simpel. :) Jeden Sonntag werden die 8 Felder erstellt und dann natürlich aufgefüllt. Man kann auch unter der Woche die Prioritäten verändern, ist ja nicht in Stein gemeiselt. - Things
Für die Projektübersicht und die dazugehörigen Tasks verwende ich Things for Mac, bzw. Things for iPhone und Things for iPad. Früher habe ich mir immer wieder unterwegs Tasks per Email zugesandt oder andere Todo-Listen geführt, mit Things for iPhone kann ich auch bequem unterwegs Tasks und Todos für jeweilige Projekte eintragen oder einfach nur in die Inbox geben, damit ich sie später einsortiere. Things bekommst du auf der Seite von culturedcode.com. - Toggl
Toggl ist einfach, sehr einfach. Toggl ist meine Zeiterfassung. Einfach selber einmal probieren unter http://toggl.com
Was verwendest du, was erleichtert dir den Tag?